5 tips to offer the best experience on your school trips

Autobuses, cantimploras, risas… Muchos de nuestros mejores recuerdos infantiles nos llevan a esos días especiales donde el colegio dejaba de ser un edificio y se transformaba en una experiencia global: los viajes escolares. En ellos las estrictas dimensiones que hasta entonces nos habían rodeado daban un giro radical: los profesores de repente se convertían en un compañero de aventuras más, y descubrías nuevas facetas de tus compañeros de clase. Ciencia, historia, inglés o biología empezaban a tomar forma en el mundo real, fuera de los libros, y una novedosa sensación de desconocida madurez iba haciendo mella en todos.

Estos recuerdos nos dan una pista de la importancia que los viajes escolares tienen para el crecimiento y desarrollo de chicos y chicas. Para que esta experiencia quede en el recuerdo de los más jóvenes exclusivamente como algo positivo y transformador es absolutamente necesario que por parte de las familias y los centros educativos haya detrás una planificación exhaustiva que vaya desde la elección del viaje hasta su reserva y ejecución.

Si quieres convertir a tu agencia en un referente en la planificación de viajes escolares, sigue leyendo. Te dejamos nuestros cinco consejos para lograr que padres, madres y centros escolares solo quieran contar con tu agencia para su próxima gran experiencia educativa.

‍1. Dale al colegio todo hecho
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Es tu hora de presentar los deberes: ofrécele al centro escolar toda la información que pueda necesitar en un dossier de presentación en el que incluyas la marca del colegio, de forma que se sientan completamente identificados con el viaje desde el principio.

Recuerda que para las familias es un momento muy importante: puede que para muchas sea la primera vez que sus hijos o hijas viajan solos, por lo que no puede faltar información. Detalla, de una manera visual y clara, los planes para cada día, incluye los alojamientos, las distancias, incluso los nombres de los monitores y fotos o comentarios de otros años.

Recuerda que es muy probable que te pidan cambios: debes ser capaz de reaccionar con rapidez, adaptando tu propuesta con eficacia con el objetivo de que la pelota de la toma de decisiones esté siempre en su tejado.

‍2. Al trabajar con menores, la protección y la privacidad son lo primero

‍La ley de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales vela porque nuestros datos estén seguros, por lo que hay que ser especialmente escrupuloso a la hora de aplicarla al recoger datos de menores. La forma más segura pasa por enviar a los centros escolares un único formulario digital para enviar a las familias y que recoja todos los datos personales necesarios para el viaje, detallando las cesiones o uso que haremos de los mismos (hoteles, mayoristas o compañías aéreas, por ejemplo). De esta forma en un solo registro los colegios te harán llegar los datos y documentos que necesitarás para cada etapa del viaje. Te recomendamos que solicites exclusivamente aquella información que vayas a necesitar: no pidas datos que no necesitas, ya que resultará engorroso para las familias y te harás responsable de datos adicionales que carecen de utilidad para el propósito del viaje.

Aprovecha el mismo formulario para recabar la autorización de los padres, madres o tutores legales al viaje, así como la cesión de los derechos de imagen. ¡Seguro que a las familias les encantará ver las fotos que los monitores les van haciendo en cada etapa! Y para tu agencia resulta muy práctico tener toda la documentación almacenada en un mismo lugar y siempre accesible, por lo que te recomendamos que uses un formulario integrado con tu CRM.

3. Ofrece facilidades de pago

Un viaje escolar puede suponer un desembolso considerable para una familia, por lo que si ofreces facilidades de pago tus clientes te lo agradecerán: hacer un depósito de reserva, fragmentación del pago, posibilidad de tarjeta o de transferencia… Si, además, los pagos están integrados dentro del mismo sistema donde las familias han elegido su viaje, confirmado el itinerario y dejado sus datos, su confianza aumentará y tu imagen de marca subirá como la espuma.

4. Haz accesible toda la información relevante

Las familias quieren soluciones sencillas y, a ser posible, en un solo espacio. Ya tienen un chat de la clase, una app del colegio, infinitos emails del AMPA, el libro digital… Nadie quiere tener que buscar los detalles del viaje en cuatro ubicaciones distintas: los billetes de tren, el teléfono de la agencia para emergencias, el nombre del hotel de la segunda noche, si pasan por el pueblo de la abuela a la vuelta o si el menú de la cena incluye marisco. Ofréceles un único espacio donde tengan la seguridad de poder acceder a todos y cada uno de los datos y documentos necesarios.

5. Comunícate durante el viaje con los padres

Los viajes escolares requieren un mimo especial, ya que la responsabilidad de contribuir a descubrir el mundo para un grupo de menores es muy grande. Para las familias es básico saber que los menores están bien atendidos, y para ello la comunicación con tu agencia debe ser muy fluida: facilítales un espacio que, sin ser invasivo, les haga llegar la tranquilidad que necesitan para saber que el viaje de sus pequeños va viento en popa.
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Un buen viaje escolar es algo irrepetible e inolvidable, y con estos consejos los tuyos serán ¡completamente irresistibles!
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